3. Finanzen, Spesen, Honorare und Unterschriften

Reglement Administration Finanzen

Einleitung

Dieses Reglement regelt die Grundsätze, Zuständigkeiten und Abläufe der finanziellen Administration bei RADIX. Es bezweckt eine transparente, wirtschaftliche und rechtskonforme Führung der finanziellen Mittel und stellt sicher, dass die Prozesse effizient sind.

Verantwortlichkeiten

Stiftungsrat

Der Stiftungsrat trägt die Oberaufsicht über die Finanzen der Stiftung. Er genehmigt insbesondere:

• Jahresbudget, Jahresabschluss,

• Interne Finanzkontrolle,

• Wahl der Revisionsstelle und Kenntnisnahme des Revisionsberichts.

Geschäftsleitung/Buchhaltung

Die Geschäftsleitung ist zusammen mit der Buchhaltung verantwortlich für die operative Finanzführung. Dazu gehören insbesondere:

• Erstellung und Überwachung des Gesamtbudgets,

• Liquiditäts- und Anlagemanagement,

• ordnungsgemässe Buchführung (inkl. AHV, MWST etc.) und

• Finanzreporting an den Stiftungsrat

• Zusammenarbeit mit Kontrollinstanzen (Revisionsstellen, Aufsichtsbehörden etc.)

Leitende der Kompetenzzentren

Die Leitenden der Kompetenzzentren sind verantwortlich für die operative Finanzführung ihrer Kompetenzzentren. Dazu gehören insbesondere:

• Erstellung und Umsetzung des Budgets des Kompetenzzentrums

• Kontrolle der Projektbudgets, Reportings an Auftraggebenden

• Ordnungsgemässe Umsetzung der Administration vgl. Seiten 2 und 3

Fachmitarbeitende

Die Fachmitarbeitenden sind verantwortlich für die operative Finanzführung ihrer Mandate. Dazu gehören insbesondere:

• Kontrolle der Projektbudgets, Reportings an die Auftraggebenden

• operative Umsetzung der Administration vgl. Seiten 2 und 3

Ablage Laufwerk R

Jede Kostenstelle enthält einen Ordner, angeschrieben «FINANZEN». Dieser Ordner enthält verpflichtend mind. die folgenden vier Unterordner:

• Berichte (Pflege durch Fachmitarbeitende)

• Debitoren (Pflege durch Buchhaltung)

• Offerten (Pflege durch Leitende Kompetenzzentren/Fachmitarbeitende)

• Verträge (Pflege durch Unterzeichnende in Absprache)

Auslösen einer Rechnung (Debitoren)

Rechnungen unter CHF 10'000.— können durch geübte Mitarbeitende der Administration ausgeführt werden (z.B. Tagungen, Mitfinanzierungen durch Gemeinden, Kantone etc.). Bitte einmal mit der Buchhaltung absprechen und regeln.

Alle anderen Rechnungsstellungen per Mail an Daniel mit cc an Erika mit folgenden Inhalten:

► Der Rechnungsversand wird per E-Mail bestätigt. Sollte innerhalb von zwei Wochen keine Bestätigung erfolgen, fragt die rechnungsstellende Person bei Daniel/Erika nach.

Rechnungen bezahlen (Kreditoren)

1. Rechnungen immer auf Papier an Rolf senden (Wochenpost nach Zürich). Digital nur in Ausnahmefällen und in Absprache mit Rolf. Dies ist wichtig, um doppelte Auszahlungen zu vermeiden.

2. Firmen, juristische Personen (z.B. GmbH, AG, Stiftung, Verein):

3. Bitte kontrollieren, ob auf der Rechnung die MWST korrekt angegeben ist – mit Prozentsatz und Betrag. Ist die Firma nicht MWST-pflichtig, muss dies auf der Rechnung aufgeführt sein. Fehlen diese Angaben, muss beim Absender eine neue Rechnung mit vollständigen Angaben verlangt werden, bevor sie zur Zahlung nach Zürich geschickt wird. Bei Unsicherheiten bitte mit unserer Buchhaltung absprechen. Dieser Nachweis wird von der externen Revisionsstelle so verlangt und kontrolliert – Danke!

Private Personen:

Stellen Privatpersonen Rechnungen für Leistungen bis CHF 2’500.– pro Jahr, muss eine AHV-Verzichtserklärung abgegeben werden.

Bei Beträgen von kumuliert mehr als CHF 2’500.– pro Jahr wird es kompliziert: Es ist eine Bestätigung der zuständigen AHV Ausgleichskasse erforderlich, dass die rechnungs-stellende Person die AHV Beiträge selbst abrechnet. Diese Bestätigung muss bei jeder Rechnungsstellung an die Buchhaltung erneut beigelegt werden.

Kontierung: Folgende Angaben müssen verpflichtend gemacht werden:

Beispiel: Mittagessen Erfa «Schule handelt» wird wie folgt kontiert: