3. Finances, frais, honoraires et signatures

Règlement sur l'administration et les finances

Introduction

Le présent règlement définit les principes, les compétences et les procédures de l'administration financière chez RADIX. Il vise à garantir une gestion transparente, économique et conforme à la législation des ressources financières et assure l'efficacité des processus.

Responsabilités

Conseil de fondation

Le Conseil de fondation exerce la haute surveillance sur les finances de la fondation. Il approuve notamment :

• le budget annuel, les comptes annuels,

• le contrôle financier interne,

• la nomination de l'organe de révision et la prise de connaissance du rapport de révision.

Direction/Comptabilité

La direction est responsable, conjointement avec la comptabilité, de la gestion financière opérationnelle. Cela comprend notamment :

• l'établissement et le suivi du budget global,

• la gestion des liquidités et des placements,

• tenue régulière de la comptabilité (y compris AVS, TVA, etc.) et

• le reporting financier au conseil de fondation

• la collaboration avec les instances de contrôle (organes de révision, autorités de surveillance, etc.)

Responsables des centres de compétence

Les responsables des centres de compétence sont chargés de la gestion financière opérationnelle de leur centre de compétence. Cela comprend notamment :

• l'élaboration et la mise en œuvre du budget du centre de compétence

• Contrôle des budgets des projets, rapports aux donneurs d'ordre

• Mise en œuvre conforme des tâches administratives (voir pages 2 et 3)

Collaborateurs spécialisés

Les collaborateurs spécialisés sont responsables de la gestion financière opérationnelle de leurs mandats. Cela comprend notamment :

• le contrôle des budgets des projets, les rapports aux mandants

• la mise en œuvre opérationnelle de l'administration (voir pages 2 et 3)

Dossier sur le lecteur R

Chaque centre de coûts contient un dossier intitulé « FINANCES » ou « FINANZEN ». Ce dossier doit obligatoirement contenir au moins les quatre sous-dossiers suivants :

• Rapports - BERICHTE (gérés par les collaborateurs spécialisés)

• Débiteurs - DEBITOREN (gérés par la comptabilité)

• Offres – OFFERTEN (gérées par les responsables des centres de compétence/collaborateurs spécialisés)

• Contrats – VERTRÄGE (gérés par les signataires en concertation)

Émission d’une facture (débiteurs)

Les factures inférieures à CHF 10'000. — peuvent être établies par des collaborateurs expérimentés de l'administration (p. ex. congrès, cofinancements par les communes, les cantons, etc.). Veuillez en discuter une fois avec le service comptable et régler la question.

Toutes les autres factures doivent être envoyées par e-mail à Daniel avec Erika en copie, en indiquant les informations suivantes :

► L'envoi de la facture est confirmé par e-mail. Si aucune confirmation n'est reçue dans un délai de deux semaines, la personne chargée de la facturation doit se renseigner auprès de Daniel/Erika.

Payer les factures (comptes fournisseurs)

1. Envoyer toujours les factures sur papier à Rolf (courrier hebdomadaire à destination de Zurich). En format numérique uniquement dans des cas exceptionnels et en accord avec Rolf. Ceci est important pour éviter les doubles paiements.

2. Entreprises, formes juridiques (par ex. Sàrl, gmbh, SA, fondation, association) : Veuillez vérifier si la TVA est correctement indiquée sur la facture – avec le taux et le montant. Si l'organisation n'est pas assujettie à la TVA, cela doit être mentionné sur la facture. Si ces informations manquent, il faut demander à l'expéditeur une nouvelle facture avec toutes les informations requises avant de l'envoyer à Zurich pour paiement. En cas de doute, veuillez contacter notre service comptable. Cette justification est exigée et contrôlée par l'organe de révision externe – merci !

Particuliers :

Si des particuliers facturent des prestations jusqu’à CHF 2’500. – par an, une déclaration de renonciation à l’AVS doit être fournie.

Lorsque les montants cumulés dépassent 2 500 CHF par an, la situation se complique : une attestation de la caisse de compensation AVS compétente est nécessaire, confirmant que la personne qui établit la facture s'acquitte elle-même des cotisations AVS. Cette attestation doit être jointe à chaque facture envoyée au service comptable.

3. Imputation : les informations suivantes doivent obligatoirement être fournies : Exemple : le déjeuner PEX «école en action» est comptabilisé comme suit :